Imprimir etiquetas desde Excel sin Word

¿Por qué no la combinación de correspondencia de Word?

El flujo que Microsoft documenta para imprimir etiquetas usa Excel como lista de datos y deja el diseño a la combinación de correspondencia de Word. PrintPiper es una aplicación web independiente: genera el PDF en el navegador, no abre ni automatiza Word y no envía tus datos a Microsoft. El libro y los archivos generados se quedan en tu dispositivo; solo la plantilla guardada sube a tu cuenta.

Prepara el libro de Excel

Deja una tabla sencilla: un registro por fila y encabezados únicos y no vacíos, en la primera fila o en una posterior si el libro empieza con un título. Recalcula las fórmulas y guarda en Excel: PrintPiper lee los resultados guardados y no ejecuta macros; los libros cifrados y los formatos XLSM y XLSB no se admiten.

1. Deja una fila por etiqueta, con los datos en columnas separadas.
2. Descombina las celdas y usa encabezados únicos.
3. Guarda los códigos postales como texto, con ceros iniciales como 01234.

Crea y guarda la plantilla

Inicia sesión con tu cuenta de Google verificada y abre New template: empieza en blanco o añade un PDF, PNG, JPEG, WebP o TIFF como ilustración. Añade campos de texto, cada uno con una sola variable como {{Nombre}}; no hay texto libre mezclado ni varias variables por campo. Define el tamaño terminado en Frame y el papel y los márgenes en Page: la etiqueta se coloca a escala 1:1 y nunca se reescala. Termina con Save template; la importación solo está disponible con la plantilla guardada y sin cambios pendientes.

Importa el libro y conecta las columnas

En el panel derecho, usa Import CSV / Excel y elige tu libro. Con una sola hoja se selecciona automáticamente; si hay varias, elige la que contiene los registros. Las variables se definen al editar la plantilla, de forma independiente, y se conectan después a las columnas: los nombres exactos se emparejan solos y los demás se asignan manualmente.

Genera el PDF e imprime al tamaño real

Elige Print-ready PDF y el rango de filas, y pulsa "Generate files". Los lotes grandes producen varias partes; descarga cada una con su botón "Download". La salida PNG o TIFF se entrega en archivos ZIP. Imprime al tamaño real (100 %), con "Fit" o "Shrink" desactivado, tras una prueba en papel normal. Márgenes, sangrado y marcas de corte deben caber en el área imprimible: cambiar las marcas nunca agranda el papel.

Ejemplo: etiquetas de 60 × 35 mm en A4

Ejemplo genérico con medidas ficticias y personalizables: un Frame de 60 × 35 mm y una Page de A4 (210 × 297 mm), con hoja tipo Grid sheet y separaciones de 3 mm, sin sangrado ni marcas de corte. Con márgenes de impresora de 10 mm por lado —solo si tu impresora los admite—, el área imprimible da 3 columnas × 7 filas: 21 etiquetas por hoja A4. La plantilla lleva tres campos de texto, uno por variable: {{Nombre}}, {{Ciudad}} y {{CodigoPostal}}.

• Frame: 60 × 35 mm; Page: A4, 210 × 297 mm.
• Márgenes de 10 mm por lado solo si tu impresora los admite.
• Grid sheet con separaciones de 3 mm; sin sangrado ni marcas de corte.
• Resultado: 3 columnas × 7 filas; el código postal 01234 se conserva como texto.

Problemas frecuentes al imprimir desde Excel

Revisa estos puntos si la importación falla o la salida no es la esperada.

• «Fila de encabezados incorrecta»: elige la fila con los nombres de columna, no un título.
• «Celda de fórmula rechazada»: corrige, recalcula, guarda y vuelve a elegir el archivo.
• «Ceros iniciales perdidos» (01234 en lugar de 1234): reescribe la columna como texto.
• «Archivo no admitido»: guarda una copia XLSX sin cifrar; XLSM, XLSB y libros cifrados no se importan.
• «Lote demasiado grande»: usa un rango de filas menor. Planes de pago: 10 000 registros por exportación; el gratuito 10.

Preguntas frecuentes sobre etiquetas desde Excel